Massenbearbeitung von Dokumenten: Viele Dateien, ein Handgriff
Checkbox an jeder Datei, ganze Ordner auf einmal auswählen, Bereiche mit Umschalt-Klick markieren — und dann über eine schwebende Aktionsleiste verschieben, löschen, als ZIP herunterladen, freigeben, taggen, per E-Mail versenden oder mehrere PDFs nacheinander schwärzen. Was bisher Datei für Datei ging, erledigst Du jetzt für die ganze Auswahl.
- Checkbox an jeder Datei, ganze Ordner auf einmal auswählen und Bereiche mit Umschalt-Klick markieren
- Schwebende Aktionsleiste: verschieben (auch in einen neuen Ordner, mit Rückgängig), löschen und als ZIP herunterladen
- Landingpage-Freigabe, „Nur mit Nachweis“ und Tags für alle ausgewählten Dateien gleichzeitig setzen
- Auswahl direkt per E-Mail versenden oder mehrere PDFs nacheinander prüfen und schwärzen — das Original bleibt erhalten
Am Objekt liegen schnell zwanzig, dreißig Dokumente: Grundrisse, Grundbuchauszug, Teilungserklärung, Energieausweis, Protokolle. Sollten fünf davon in einen neuen Ordner, auf die Landingpage oder an einen Interessenten, hieß das bisher: fünfmal dasselbe, Datei für Datei.
Jetzt markierst Du die Dateien einmal und erledigst den Rest für die ganze Auswahl. Sobald etwas ausgewählt ist, erscheint unten eine schwebende Aktionsleiste mit allem, was Du mit den Dateien tun kannst.
Auswählen
- Checkbox an jeder Datei. Ein Klick setzt die Datei auf die Auswahl, die Leiste zählt mit („5 ausgewählt“).
- Ganze Ordner auf einmal. Die Checkbox am Ordner wählt alle Dateien darin aus; ist nur ein Teil markiert, zeigt der Ordner das an.
- Bereiche mit Umschalt-Klick. Erste Datei anklicken, Umschalttaste halten, letzte Datei anklicken — alles dazwischen ist markiert.
Ordnen, aufräumen, mitnehmen
- Verschieben. Der Dialog zeigt die Ordner des Objekts mit Suchfeld; fehlt der passende, legst Du ihn direkt dort an und wählst ihn als Ziel. Globale Ordner sind als „nicht änderbar“ gekennzeichnet und bleiben, wie sie sind.
- Mit Rückgängig. Nach dem Verschieben bestätigt eine Meldung, wie viele Dokumente wohin gewandert sind — ein Klick auf „Rückgängig“ stellt den vorherigen Stand wieder her.
- Als ZIP herunterladen. Die Auswahl kommt als ein Archiv, statt jede Datei einzeln zu speichern.
- Löschen. Doppelte oder veraltete Dateien räumst Du in einem Durchgang ab.
Freigeben und taggen
- Landingpage-Freigabe für alle. Über „Freigabe“ legst Du fest, ob die ausgewählten Dateien auf der Landingpage veröffentlicht oder dort ausgeblendet werden.
- „Nur mit Nachweis“ in einem Schritt. Im selben Menü stellst Du ein, ob die Dateien nur mit Nachweis oder ohne Nachweis angezeigt werden — etwa Teilungserklärung und Protokolle gemeinsam hinter den Nachweis, wie in Dokumente im Web-Exposé beschrieben.
- Tags für die ganze Auswahl. „Tags“ öffnet die vorhandenen Dokument-Tags; ein Klick setzt den Tag an allen markierten Dateien gleichzeitig.
Versenden und schwärzen
- Per E-Mail. Der E-Mail-Composer öffnet sich mit der Auswahl als Anhang, das Objekt ist bereits verknüpft. Empfänger eintragen, Text schreiben, senden.
- Mehrere PDFs nacheinander schwärzen. „KI Schwärzen“ analysiert alle ausgewählten PDFs und listet sie links mit der Zahl der Funde — oder dem Hinweis, dass keine personenbezogenen Daten gefunden wurden. Du gehst Dokument für Dokument durch: Funde wie Eigentümerdaten, Adressen, IBAN oder Telefonnummer an- oder abwählen, fehlende Stellen im Zeichenmodus selbst markieren, dann für dieses Dokument anwenden, überspringen oder am Ende alle geprüften auf einmal anwenden.
- Das Original bleibt erhalten. propgen erzeugt eine geschwärzte Kopie im selben Ordner, das Original bleibt unverändert. Die Erkennung ist eine Hilfe, keine Garantie — die Markierungen prüfst Du selbst, bevor Du anwendest.
So kommst Du hin
In jeder Immobilie im Tab Dokumente: Checkboxen an Dateien oder Ordnern setzen, die Aktionsleiste erscheint unten. Mit dem Kreuz in der Leiste hebst Du die Auswahl wieder auf.
Verwandte Releases: Dokumentenmanagement, Dokumente im Web-Exposé, Dokumente schwärzen und Tags.