Flex Office und Coworking

Flex Office ist der Sammelbegriff für Büroflächen, die ein Betreiber fertig ausgestattet und flexibel vermietet: möbliert, mit Internet, Empfang, Besprechungsräumen und Küche, buchbar ab einem Monat statt ab fünf Jahren. Coworking ist die offenste Form davon — ein Arbeitsplatz in einem gemeinsam genutzten Raum. Für Makler ist Flex Office ein eigenes Geschäftsfeld: Nicht der Eigentümer, sondern der Betreiber ist der Anbieter, und vermittelt werden Arbeitsplätze, keine Quadratmeter.

Die Begriffe im Überblick

Coworking Space: offene Fläche mit Flex Desks (freie Platzwahl) und Fixed Desks (fester Arbeitsplatz), oft mit Community-Angeboten. Private Office oder Teamoffice: abgeschlossenes Büro für zwei bis zwanzig Personen innerhalb eines Centers. Serviced Office: das klassische Bürozentrum mit Empfang, Telefonservice und Sekretariat, meist repräsentativer und teurer. Business Center: der Standort selbst, also das Gebäude oder die Etage, die ein Betreiber mit all diesen Produkten bespielt. Dazu kommen Meetingräume und Event-Flächen auf Stundenbasis sowie virtuelle Büros, die nur Adresse und Post bieten.

Warum die Vermittlung anders läuft als bei Büroflächen

Beim klassischen Büro werden Quadratmeter pro Monat, Nebenkosten und Ausbau verhandelt, die Laufzeit liegt bei fünf oder zehn Jahren. Beim Flex Office zählt die Arbeitsplatzanzahl, der Preis ist ein All-in-Betrag je Arbeitsplatz und Monat, die Laufzeit beginnt bei einem Monat und läuft typischerweise sechs bis 24 Monate mit kurzen Kündigungsfristen. Die Anfrage eines Interessenten besteht deshalb aus anderen Angaben: Anzahl der Arbeitsplätze, gewünschtes Produkt, Budget je Platz, Einzugstermin und Besichtigungswunsch. Verträge sind Dienstleistungs- oder Mitgliedschaftsverträge des Betreibers, keine Gewerbemietverträge im engeren Sinn — die Regeln der Kündigungsfrist im Gewerbemietvertrag gelten für den Betreiber gegenüber dem Eigentümer, nicht für den Nutzer.

Die Rolle des Maklers

Flex-Office-Makler arbeiten wie ein Marktplatz: Sie kennen die Center einer Stadt, fragen beim Interessenten die Anforderungen ab und bieten mehrere passende Flächen verschiedener Betreiber in einem Angebot an. Die Vergütung zahlt der Betreiber, meist als Anteil der ersten Monatsumsätze. Daraus folgt der wichtigste Schritt im Prozess: Sobald das Angebot beim Interessenten ist, muss jeder beteiligte Betreiber erfahren, dass seine Fläche angeboten wurde — mit den Kontaktdaten und Anforderungen des Interessenten, damit er Besichtigung und Abschluss vorbereiten kann. Bei fünf Flächen von drei Betreibern sind das drei Mails, jede nur mit den eigenen Flächen. Händisch ist das fehleranfällig, und wer einen Betreiber vergisst, verliert die Provision.

So setzt propgen das um

Ein Business Center ist in propgen ein Gesamtobjekt, seine Büros, Teamoffices und Desks sind Einheiten darunter; die Ansprechpartner des Betreibers hängen als Kontakte mit Rolle am Center. Geht ein Angebot mit mehreren Flächen raus, informiert eine Automation jeden Betreiber mit genau einer Mail — mit seinen Flächen und den Daten des Interessenten, sofort und ohne Dubletten. Die Anforderungen des Interessenten erfasst Du im Suchprofil für Gewerbe; Angaben wie Arbeitsplatzanzahl oder Produktwunsch legst Du als eigene Felder am Kontakt an, ein eigenes Flex-Office-Modul gibt es nicht. Die Objektliste zeigt Center und Einheiten getrennt nach Tabs.